Большинство людей познают правила тайм-менеджмента путем проб и ошибок, работая до поздней ночи, срывая сроки дедлайна и опаздывая на важные встречи. Вот некоторые правила, которые помогут Вам справиться с делами и уложиться точно во время.
1. Перестаньте работать в режиме многозадачности. При таком подходе постоянное переключение вашего внимания требует дополнительных временных затрат, что в результате существенно снижает эффективность, замедляет процесс принятия решений и мышления и повышает утомляемость. Значительно большего можно достичь, если сфокусироваться на одном задании.
2. Расставляйте приоритеты. Выбирайте себе главную задачу, выполнению которой посвятите большую часть рабочего дня.
3. Установите рабочее расписание и придерживайтесь его. Ваш организм со временем адаптируется к нему. Идея жить по расписанию может казаться пугающей, но четкое планирование рабочего времени поможет Вам найти больше возможностей для личного отдыха.
4. Разделите работу на стратегическую (которая требует активного мышления) и автоматическую (для выполнения которой не нужны значительные умственные усилия) и постарайтесь не смешивать их в течение одного временного отрезка. Старайтесь сохранить рабочий контекст в течение дня, т.к. переключение между проектами и адаптация к новому проекту могут быть непродуктивными.
5. Большое количество рабочих часов и переработки не гарантируют высокую степень продуктивности. Используйте временные ограничения как возможности для усиленной концентрации на выполняемом задании.
6. Планируйте не более 4-5 часов реальной работы в течение дня. Остальное время обязательно заполнится событиями, сопутствующими задачами и отвлекающими факторами. Делайте перерывы. Иногда.
7. Если исполнение задачи займет меньше пяти минут, выполните ее прямо сейчас.
8. Это нормально, что в некоторые дни Вы совсем не можете приступить к работе, а в другие способны не прерываться 12 часов к ряду. Научитесь продуктивно использовать свое настроение: работайте больше, когда есть настрой и займитесь простыми задачами, когда желание работать пропало.
9. Уважайте свое время и сделайте так, чтобы и другие его уважали. Это невосполнимый ресурс.
10. Мы всегда более эффективны и продуктивны, когда есть ограничение по срокам. Установите себе дедлайн и четко придерживайтесь сроков. Помните о законе Паркинсона: "Работа заполняет время, отпущенное на неё".
11. Лучший способ приступить, наконец, к большому заданию - разбить его на несколько маленьких. Не решаетесь начать работу над серьезным заданием? Разделите его несколько маленьких задач. В таком порядке работать психологически комфортнее, а главное промежуточный и краткосрочный результаты будут мотивировать Вас на более активную работу.
12. Назначайте встречи на утро. Время перед ними часто проходит впустую, а единственная встреча может сломать весь день, разбив его на два небольших отрезка времени, слишком маленьких для работы над чем-то значительным.
13. Лучше просто выполненное задание в реальности, чем идеальное, но в мечтах. Перфекционизм может не только побуждать нас стремиться к идеалу, но и способен парализовать человека в сомнениях, догадках и пассивном ожидании.
14. Если кто-то может выполнить Вашу работу, хотя бы на 80% так же хорошо – делегируйте ее. Но помните, что суть делегирования в том, что Вы должны тратить на постановку задания и взаимодействие с коллегами существенно меньше времени, чем требуется для самостоятельного исполнения задачи.
15. Вчерашние успехи не повод считать выигранной всю игру. Переверните страницу вчерашнего дня и подумайте о том, что важно в настоящем и будущем.
16. Используйте приложения для напоминания, всегда делайте записи. Не стоит полагаться только на память, которая может подвести в самый неожиданный момент.
17. Записывайте все, что отвлекает Вас: необходимость сделать интернет-запросы, случайные мысли, новые идеи, что угодно. Если Вы запишите их, то они перестанут кружиться в голове, и Вы сможете вернуться к ним позже, уделив все свое внимание работе.